OBJETIVO DEL CANAL DE DENUNCIAS
El objetivo principal del canal de denuncias es facilitar la formulación, recepción y tratamiento de forma segura de cualquier comunicación sobre sospechas de conductas irregulares o incumplimientos cometidos por empleados, agentes comerciales, directivos o socios de negocios, que puedan surgir en el ejercicio de la actividad empresarial de DGH situaciones de riesgos por exposiciones derivadas de las interconexiones con otras entidades, administraciones públicas y otros organismos, favoreciendo, en este sentido, un entorno de cumplimiento basado en los principios y valores de DGH.
A su vez, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, fomenta proteger a los informantes, personas que en un contexto laboral o profesional detecten y comuniquen la posibles infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
El canal de denuncia establecido por DGH es accesible a través de nuestra web corporativa, www.grupodgh.com, facilitando el uso de un entorno de participación seguro a empleados, agentes comerciales, directivos, socios de negocio, y de cualquier tercero interesado.
ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
¿Qué se puede denunciar?
Se puede informar/denunciar a través de nuestro canal de denuncias cualquier tipo de acto o hecho fundado que pudiera contravenir los principios y valores de DGH o suponer una acto ilícito o contrario a la normativa vigente como, por ejemplo:
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, así como los delitos previstos en otras leyes especiales que apliquen o puedan aplicar en un futuro a DGH.
- Infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
- Incumplimientos o conductas contrarias a los principios, valores y normas de conducta establecidas en el Código de conducta de DGH.
- Incumplimientos o conductas contrarias a políticas, normas o controles internos establecidos en DGH.
¿Quiénes pueden denunciar?
Puede informar/denunciar cualquier tercero interno o externo a DGH que tenga conocimientos fundados de alguna de los delitos, irregularidades o infracciones indicadas:
- Todos los empleados, incluidos empleados temporales, becarios y trabajadores en periodos de formación que desempeñen o hayan desempeñado sus funciones laborales dentro de DGH.
- Aquellos candidatos cuya relación laboral no haya comenzado, siempre que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de negociación o relación precontractual.
- Los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de dirección de DGH.
- Los socios de negocio con quien DGH tiene o prevé establecer algún tipo de relación de negocios: clientes, proveedores, personas o empresas en las que se externalizan actividades, colaboradores, consultores, representantes, agentes, distribuidores, intermediarios, comisionistas, inversores, trabajadores autónomos, etcétera.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
FUNCIONAMIENTO DEL CANAL DE DENUNCIAS
Para enviar la solicitud el informante tiene dos opciones:
- Presentar una denuncia anónima: se debe indicar como mínimo el título de la denuncia y rellenar el campo de descripción con la información sobre los hechos en que se fundamenta su comunicación, pudiendo aportar subir adjuntos los documentos justificativos que acompañan la solicitud; o
- Presentar una denuncia como informante identificable: junto al título de la denuncia y la descripción detallada de los hechos y la documentación justificativa que se estime oportuna, se proporcionarán los datos identificativos (nombre y apellidos) y de contacto (teléfono y dirección de correo electrónico) de la persona informante.
En todo caso, para el envío de la denuncia el informante deberá cumplimentar los campos marcados como obligatorios señalados con el símbolo (*). Asimismo, antes de enviar definitivamente la solicitud de denuncia el informante deberá confirmar la lectura y acuse de conformidad de la política de privacidad en relación con el tratamiento de los datos personales que fueran necesarios para dar curso a su comunicación. A este respecto, se recomienda al informante que, en la medida de lo posible, acompañe su solicitud de denuncia con todos aquellos documentos en formato físico y/o electrónico que permitan realizar un análisis detallado de los hechos objeto de denuncia por parte de DGH.
Una vez recibida la denuncia, el informante recibirá automáticamente un código de identificación a través del cual el informante podrá conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de la denuncia a lo largo del procedimiento de gestión. El código de identificación será la única vía de acceso y seguimiento por lo que es responsabilidad del informante su adecuada conservación. En caso fuera necesario ampliar la información para dar curso a la solicitud, DGH podrá solicitar más información al informante a través del servicio de comunicación interno del sistema de gestión de denuncias.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LA DENUNCIA
DGH supervisa la información contenida en cada denuncia recibida y analiza los documentos justificativos que se acompañen, en los casos que proceda; a este respecto, DGH podrá solicitar al informante toda aquella aclaración adicional y/o evidencias relativas a los hechos denunciados a través del servicio de comunicación del sistema de gestión del canal de denuncias; entre estas evidencias, se incluye el material documental en formato físico y/o electrónico relacionado con los hechos denunciados de índole profesional a cargo o por cuenta de la entidad; así como, en su caso, la solicitud de un informe pericial firmado por un profesional externo e independiente, y cualquier otra actuación por la que se pudiera obtener información necesaria para la continuación del procedimiento de gestión de la denuncia.
Como resultado del análisis anterior, se admitirá a trámite la denuncia en aquellos supuestos en los que los hechos descritos en la misma puedan suponer un hecho denunciable a tenor de lo dispuesto en el ámbito de aplicación anterior. A este respecto, no se admitirán a trámite las comunicaciones relativas a supuestos que no se encuadren dentro de los hechos denunciables o que carezcan de la motivación y justificación suficiente para la verificación de tales hechos.
Con independencia de la admisión o no a trámite de la solicitud de denuncia, el informante recibirá una primera comunicación de acuse de recibo en el plazo de siete días naturales desde la recepción de la solicitud por DGH a través del canal de denuncias, así como la información resultante del curso de la gestión de su solicitud.
DGH realizará las actuaciones de investigación que correspondan a efectos de obtener toda la información necesaria para dar curso a la denuncia y resultará preceptiva la colaboración de otras áreas de la entidad o de terceros autorizados si fuera necesario y en cumplimiento de la legislación vigente de aplicación. Con anterioridad al vencimiento del plazo de tres meses desde la recepción de la denuncia, el cual podrá extenderse hasta otros tres meses adicionales con motivo de la especial complejidad del caso, DGH se compromete a dar respuesta a las actuaciones de investigación relativas a la denuncia.
PROTECCIÓN DE DATOS Y CONFIDENCIALIDAD
Los tratamientos de datos personales que se deriven de la gestión del canal de denuncias se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales. Toda la información necesaria en materia de protección de datos se encuentra en nuestra política de privacidad.
En línea con lo anterior, DGH tiene implementadas las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad y la confidencialidad de la información relativa a las denuncias y preservar las condiciones de protección del informante y de todas aquellas personas que pudieran verse afectadas con motivo de la denuncia.