OBJECTIF DU CANAL DES PLAINTES
L’objectif principal du canal des plaintes est de faciliter la formulation, la réception et le traitement en toute sécurité de toute communication concernant des soupçons de conduite irrégulière ou de non-conformité de la part d’employés, d’agents commerciaux, de gestionnaires ou de partenaires commerciaux, qui peuvent survenir dans l’exercice de l’activité commerciale de DGH, des situations de risque dues à des expositions découlant d’interconnexions avec d’autres entités, des administrations publiques et d’autres organismes, favorisant, en ce sens, un environnement de conformité fondé sur les principes et les valeurs de DGH.
Par ailleurs, la loi 2/2023 du 20 février sur la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, encourage la protection des informateurs, c’est-à-dire des personnes qui, dans le cadre de leur travail ou de leur profession, détectent et signalent d’éventuelles infractions pénales ou administratives graves ou très graves.
Le canal des plaintes mis en place par DGH est accessible sur le site web de l’entreprise, www.grupodgh.com, et facilite l’utilisation d’un environnement de participation sécurisé pour les employés, les agents commerciaux, les gestionnaires, les partenaires commerciaux et toute tierce partie intéressée.
CHAMP D’APPLICATION DU CANAL DES PLAINTES
Que peut-on signaler?
Vous pouvez signaler/dénoncer par le biais de notre canal des plaintes tout type d’acte ou de fait fondé susceptible de contrevenir aux principes et valeurs de DGH ou d’impliquer un acte illégal ou contraire à la réglementation en vigueur, comme, par exemple:
- Les actions ou omissions pouvant constituer une infraction pénale ou administrative grave ou très grave, ainsi que les infractions à d’autres lois spéciales qui s’appliquent ou pourraient s’appliquer à l’avenir à DGH.
- Infractions pénales ou administratives graves ou très graves entraînant un préjudice financier pour les finances publiques et la sécurité sociale.
- Le non-respect ou la conduite contraire aux principes, valeurs et normes de conduite énoncés au Code de conduite de DGH.
- Non-conformité ou conduite contraire aux politiques, normes ou contrôles internes de DGH.
Qui peut dénoncer?
Tout tiers interne ou externe à DGH ayant une connaissance raisonnable de l’une des infractions, irrégularités ou violations susmentionnées peut faire un signalement ou une dénonciation:
- Tous les employés, y compris les employés temporaires, les stagiaires, les travailleurs en formations qui sont ou ont été employés par DGH.
- Les candidats dont la relation de travail n’a pas encore commencé, à condition que l’information sur les actes répréhensibles ait été obtenue au cours du processus de négociation ou de la relation préalable à l’emploi.
- Les actionnaires, les participants et les personnes appartenant à l’organe de gestion de DGH.
- Les partenaires commerciaux avec lesquels DGH a établi ou envisage d’établir tout type de relation commerciale : clients, fournisseurs, personnes ou entreprises auxquelles des activités sont sous-traitées, collaborateurs, consultants, représentants, agents, distributeurs, intermédiaires, commissionnaires, investisseurs, travailleurs indépendants, etc.
- Toute personne travaillant pour ou sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.
FONCTIONNEMENT DU CANAL DES PLAINTES
PPour soumettre la demande, l’informateur a deux options:
- Déposer une plainte anonyme : il faut au moins indiquer le titre de la plainte et remplir le champ « description » avec des informations sur les faits sur lesquels la communication est fondée, et les documents justificatifs accompagnant la demande peuvent être joints; ou
- Déposer une plainte en tant qu’informateur identifiable : outre le titre de la plainte, la description détaillée des faits et les pièces justificatives jugées appropriées, les données d’identification (nom et prénom) et les coordonnées (numéro de téléphone et adresse électronique) de l’informateur doivent être fournies.
Dans tous les cas, pour envoyer la plainte, l’informateur doit remplir les champs marqués comme obligatoires et marqués du symbole (*). De même, avant d’envoyer définitivement la demande de plainte, l’informateur doit confirmer qu’il a lu et pris connaissance de la politique de confidentialité relative au traitement des données personnelles nécessaires au traitement de sa communication. À cet égard, il est recommandé à l’informateur d’accompagner, dans la mesure du possible, sa demande de plainte de tous les documents en format physique et/ou électronique qui permettent à DGH de procéder à une analyse détaillée des faits qui font l’objet de la plainte.
Une fois la plainte reçue, l’informateur recevra automatiquement un code d’identification qui lui permettra de connaître, à tout moment, le statut de la plainte tout au long de la procédure de gestion. Le code d’identification sera le seul moyen d’accès et de suivi, il est donc de la responsabilité de l’informateur de le conserver correctement. Si des informations supplémentaires sont nécessaires pour traiter la demande, DGH peut demander des informations complémentaires à l’informateur par l’intermédiaire du service de communication interne du système de gestion des plaintes.
PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES
DGH contrôle les informations contenues dans chaque plainte reçue et analyse les documents justificatifs qui l’accompagnent, le cas échéant ; à cet égard, DGH peut demander à l’informateur toute clarification et/ou preuve supplémentaire relative aux faits rapportés par le biais du service de communication du système de gestion du canal des plaintes. Ces preuves comprennent le matériel documentaire en format physique et/ou électronique relatif aux faits rapportés, de nature professionnelle, en charge ou au nom de l’entité, ainsi que, le cas échéant, la demande d’un rapport d’expertise signé par un professionnel externe et indépendant, et toute autre action permettant d’obtenir les informations nécessaires à la poursuite de la procédure de gestion de la plainte.
À la suite de l’analyse ci-dessus, la plainte sera admise pour traitement dans les cas où les faits décrits dans la plainte peuvent constituer un événement à signaler conformément aux dispositions du champ d’application susmentionné. À cet égard, les communications relatives à des cas qui ne relèvent pas des faits à signaler ou qui ne sont pas suffisamment motivés et justifiés pour la vérification de ces faits ne seront pas admises pour traitement.
Que la demande de plainte soit acceptée ou non pour traitement, l’informateur recevra une première communication avec accusé de réception dans les sept jours civils suivant la réception de la demande par DGH par le canal des plaintes, ainsi que les informations résultant du traitement de la demande.
DGH réalisera les actions d’investigation correspondantes afin d’obtenir toutes les informations nécessaires pour donner suite à la plainte, et la collaboration d’autres secteurs de l’entité ou de tiers autorisés sera obligatoire si nécessaire et dans le respect de la législation applicable en vigueur.
Avant l’expiration du délai de trois mois à compter de la réception de la plainte, qui peut être prolongé de trois mois supplémentaires en raison de la complexité particulière de l’affaire, DGH s’engage à répondre aux actions d’enquête relatives à la plainte.
PROTECTION DES DONNÉES ET CONFIDENTIALITÉ
Le traitement des données à caractère personnel découlant de la gestion du canal des plaintes est régi par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi organique 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits numériques, et de la loi organique 7/2021 du 26 mai sur la protection des données à caractère personnel traitées à des fins de prévention, de détection, d’enquête et de poursuite des infractions pénales et d’exécution des sanctions pénales. Toutes les informations nécessaires sur la protection des données sont disponibles sur notre site web politique de confidentialité.
Conformément à ce qui précède, DGH a mis en œuvre les mesures de sécurité nécessaires pour garantir l’intégrité et la confidentialité des informations relatives aux plaintes et pour préserver la protection de l’informateur et de toutes les personnes susceptibles d’être affectées par la plainte.